Schlechte Erfahrungen im Bereich Interim-Management und Beratung können oftmals auf unklare Erwartungen oder unpassende Projektaufträge zurückgeführt werden. Um solche Situationen zu vermeiden und den größtmöglichen Nutzen aus externer Unterstützung zu ziehen, sollten einige Aspekte beachtet werden.
Konkrete Aufgaben definieren:
Ein entscheidender Aspekt ist die Entwicklung genauer Vorstellungen darüber, was erreicht werden soll. Dabei kann der Interim-Manager selbst oftmals hilfreich sein. Dennoch ist es wichtig, die Zielsetzung in enger Zusammenarbeit mit dem Management zu erarbeiten, insbesondere wenn diese noch nicht eindeutig definiert ist. Durch diese kooperative Herangehensweise wird sichergestellt, dass alle Beteiligten an einem Strang ziehen und gemeinsam auf das gewünschte Ergebnis hinarbeiten.
Erwartungshaltung klären
Es ist wichtig, den Vergleich zwischen Festangestellten und Interim-Managern realistisch zu betrachten. In Rollen mit Entwicklungspotenzial kann eine Festanstellung in Kombination mit Schulungen sinnvoll sein. Allerdings kommt es häufig vor, dass Mitarbeiter in Spezialrollen, die eigentlich zur Bewältigung bestimmter Aufgaben geschaffen wurden, schnell unzufrieden sind, da sie keine langfristige Perspektive haben.
BI-Manager, Digital Process Manager, Digital Program Manager oder Transformation Manager sind Beispiele für solche Rollen, die vor allem in Organisationen mit ständigem Wandel gefragt sind. Wenn jedoch der Bedarf für eine konkrete Entwicklung oder ein Projekt im Vordergrund steht, ist es oftmals sinnvoller, temporäre Unterstützung in Form von Interim-Managern oder Beratern zu suchen.
Die Vorteile liegen auf der Hand: Diese Unterstützung ist schnell verfügbar, häufig von Anfang an effizient und lässt viele Nebentätigkeiten im Tagesgeschäft entfallen, wodurch die Arbeit zielgerichteter wird. Zudem ist die Perspektive von außen oft rationaler, da der Interim-Manager nicht in interne Hierarchien oder Strukturen eingebunden ist und somit eine objektive Sicht auf die Situation bieten kann.
Klare Bedingungen schaffen: Definieren Sie Erfolgskriterien und mögliche Risiken, um die Zusammenarbeit zu optimieren. Legen Sie den Wert der Aufgabe fest und ermitteln Sie gemeinsam mit dem Berater den zu erwartenden ROI.
Eigene Ressourcen einschätzen: Je nach Projektsetup werden unterschiedliche interne Ressourcen benötigt. Stellen Sie sicher, dass diese verfügbar sind und gut auf den Interim-Manager oder Berater abgestimmt sind.
Daten, Accounts und Software bereitstellen
Es mag banal klingen, aber ein wichtiger Aspekt ist die rechtzeitige Bereitstellung von Daten, Accounts und Software. Oftmals geht hierbei wertvolle Zeit verloren, die für das Projekt effektiver genutzt werden könnte. Erkundigen Sie sich zudem, ob die Berater eigene Software einsetzen können, da dies häufig zu einer Beschleunigung des Arbeitsprozesses führt. Die frühzeitige Klärung dieser Punkte trägt maßgeblich zu einer reibungslosen Zusammenarbeit bei.
Nachsorgephase planen
Es ist oftmals sinnvoll, bereits vor Projektabschluss über eine mögliche Nachsorgephase zu sprechen. Eine gute Zusammenarbeit zeichnet sich meist weder durch reine Strategieberatung aus, bei der konkrete Umsetzung vernachlässigt wird, noch durch reines Outsourcing, bei dem der Know-how-Transfer absichtlich begrenzt wird, um den Kunden abhängig zu machen. Ein erfolgreiches Mandat kann stattdessen zu einer langfristigen, vertrauensvollen Zusammenarbeit in einem begrenzten Rahmen führen. Beispielsweise kann es notwendig sein, kleinere Anpassungen am ursprünglich implementierten System vorzunehmen. In solchen Fällen ist es oft sinnvoll, die Person zu beauftragen, die das System ursprünglich aufgebaut hat. Hier ist meist der Interim-Manager mit seinem persönlichen Kontakt gegenüber Großberatungen im Vorteil, bei denen Personalfluktuation häufig zu einem Verlust von Wissen führt.
Dokumentation und Wissenstransfer
Darüber hinaus trägt eine qualitativ hochwertige Dokumentation zur Übersichtlichkeit bei. Sie sollte umfassend, jedoch leicht verständlich gestaltet und stets aktualisiert sein. In der Realität sieht dies leider oft anders aus, weshalb es empfehlenswert ist, die Dokumentation mit einer Übergabe und Einarbeitung interner Ressourcen zu verbinden. Hilfe zur Selbsthilfe und Trainingssessions sorgen für einen breiten Know-how-Transfer und verhindern so Hoheitswissen und Silodenken.